社會的發展必然離不開各種數據支撐，包括企業的發展也離不開企業內部的文檔數據支撐，包括各種檔案，檔案的資產是企業核心競爭優勢的主要載體。其中檔案數字化管理是(shi)(shi)企業(ye)(ye)發展過程中的一項重要(yao)(yao)環節，它是(shi)(shi)企業(ye)(ye)的靈魂，也是(shi)(shi)推動企業(ye)(ye)發展的不竭動力。特(te)別(bie)是(shi)(shi)基于“知識資(zi)源”為核(he)心運(yun)營(ying)基礎(chu)的知識型企業(ye)(ye)，其內部(bu)知識總量無限增長，知識更新速度日益加快，整個(ge)“知識產品”制作(zuo)過程涉(she)及數(shu)10個(ge)環節，需(xu)要(yao)(yao)與內外部(bu)多(duo)個(ge)團隊高效協作(zuo)，其流程尤為復雜多(duo)樣化，這就必(bi)須(xu)執行檔(dang)(dang)案(an)數(shu)字化管(guan)(guan)理(li)了(le)，必(bi)須(xu)借(jie)助特(te)定的文檔(dang)(dang)管(guan)(guan)理(li)軟(ruan)件，對企業(ye)(ye)內部(bu)文檔(dang)(dang)、知識資(zi)產，檔(dang)(dang)案(an)文件進行結(jie)構化有序(xu)管(guan)(guan)理(li)，提高內部(bu)協作(zuo)效率與資(zi)產利用率，提高辦(ban)公效率。

　　檔(dang)(dang)案數字(zi)化(hua)是一項(xiang)龐大(da)(da)的(de)(de)(de)(de)系(xi)統建設工(gong)程，數字(zi)化(hua)教學工(gong)作內(nei)容(rong)涉(she)及企業需(xu)要(yao)通過數字(zi)化(hua)檔(dang)(dang)案、人(ren)員(yuan)、數字(zi)化(hua)設備與技術等，最終的(de)(de)(de)(de)產品是高質(zhi)量的(de)(de)(de)(de)電子檔(dang)(dang)案數據。檔(dang)(dang)案數字(zi)化(hua)控(kong)制系(xi)統設計(ji)工(gong)程發展(zhan)需(xu)要(yao)我們大(da)(da)量的(de)(de)(de)(de)人(ren)力、物力和財力的(de)(de)(de)(de)投入，同時(shi)也(ye)是需(xu)要(yao)對數字(zi)化(hua)的(de)(de)(de)(de)流程、質(zhi)量問題實施可以有效的(de)(de)(de)(de)組織、監(jian)控(kong)和管(guan)理等工(gong)作。

　　1.明確檔案管理(li)數字化內容(rong)及標準

　　確定數(shu)字化(hua)文件的(de)范圍(wei)和數(shu)量以及數(shu)字化(hua)任務的(de)時間段(duan)。根(gen)據(ju)相關規(gui)范的(de)要(yao)求(qiu)和檔案數(shu)字化(hua)的(de)實際情(qing)況(kuang)，制(zhi)定詳細可行的(de)紙質檔案整理、分(fen)級、編號、分(fen)頁、掃(sao)描(miao)和處(chu)理工作(zuo)規(gui)范。

　　2.確定數字化實(shi)施技(ji)術和質(zhi)量控(kong)制標準

　　紙質檔(dang)(dang)(dang)案(an)有(you)很(hen)多種，如(ru)印刷紙、硫(liu)酸紙、繪圖紙等。為了有(you)效地完(wan)成(cheng)數字(zi)檔(dang)(dang)(dang)案(an)的工作，除(chu)了要有(you)相應(ying)的掃描設(she)備的圖像處理軟件外，還要同(tong)時對(dui)檔(dang)(dang)(dang)案(an)的特點(dian)進行分析。確定(ding)實(shi)際實(shi)施的技術手(shou)段(duan)，根(gen)據工作標準(zhun)和(he)工藝流(liu)程，確定(ding)數字(zi)化工藝過程中各環節(jie)的質量控制指標。

　　3.數(shu)字化(hua)加(jia)工環境建(jian)設和工作計劃

　　數(shu)(shu)(shu)(shu)字(zi)(zi)化(hua)(hua)加(jia)工(gong)(gong)場所組建(jian)局域網便于學(xue)(xue)(xue)生集中作(zuo)(zuo)業、相互(hu)關系協調(diao)(diao)配合(he)，高效(xiao)安全管(guan)理(li)(li)系統掃(sao)描、圖像數(shu)(shu)(shu)(shu)據處理(li)(li)及文件收發等工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)。進(jin)(jin)行數(shu)(shu)(shu)(shu)字(zi)(zi)化(hua)(hua)加(jia)工(gong)(gong)前需要(yao)通過制定提供(gong)一個科(ke)學(xue)(xue)(xue)合(he)理(li)(li)的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)學(xue)(xue)(xue)習計(ji)劃(hua)(hua)，管(guan)理(li)(li)者(zhe)利用該計(ji)劃(hua)(hua)經濟結合(he)工(gong)(gong)程(cheng)(cheng)項(xiang)目管(guan)理(li)(li)類軟件動態(tai)地管(guan)理(li)(li)數(shu)(shu)(shu)(shu)字(zi)(zi)化(hua)(hua)教(jiao)學(xue)(xue)(xue)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)進(jin)(jin)程(cheng)(cheng)，兵(bing)進(jin)(jin)行設計(ji)合(he)理(li)(li)的(de)(de)調(diao)(diao)整(zheng)，同時讓參與數(shu)(shu)(shu)(shu)字(zi)(zi)化(hua)(hua)教(jiao)育工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)人員了(le)解我(wo)們(men)自(zi)己的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)量和整(zheng)個數(shu)(shu)(shu)(shu)字(zi)(zi)化(hua)(hua)進(jin)(jin)度(du)，確(que)保數(shu)(shu)(shu)(shu)字(zi)(zi)化(hua)(hua)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)研究進(jin)(jin)展(zhan)順利。

　　4. 數字處理環境建設和工作計劃

　　文件數字(zi)處理人(ren)員必須經(jing)過嚴(yan)格的(de)(de)面試(shi)、考試(shi)后方(fang)可招(zhao)聘(pin)，同(tong)時提供簡(jian)歷及相關文件，雙方(fang)簽訂(ding)保密協議。工(gong)(gong)(gong)作人(ren)員由檔(dang)案數字(zi)處理公司經(jing)驗豐富的(de)(de)項目(mu)經(jing)理進行統(tong)一上崗(gang)培(pei)訓(xun)，掌(zhang)握檔(dang)案數字(zi)化(hua)(hua)處理的(de)(de)相關知識。檔(dang)案數字(zi)化(hua)(hua)涉及許(xu)多(duo)(duo)環節和大量工(gong)(gong)(gong)作。往往需要大量的(de)(de)工(gong)(gong)(gong)作人(ren)員來(lai)協調，在(zai)這種(zhong)情(qing)況下(xia)，特(te)別是需要明確工(gong)(gong)(gong)作的(de)(de)內容和責任，否(fou)則更多(duo)(duo)的(de)(de)人(ren)，但協調困難，錯誤。

　　5.現場(chang)設備(bei)管理

　　數字(zi)檔(dang)案(an)處理過程中使用(yong)的(de)(de)掃描設(she)備(bei)、服務(wu)器、存儲介質(zhi)等(deng)，應當嚴格按照保密(mi)設(she)備(bei)進(jin)行管理和使用(yong)，不得使用(yong)沒有保密(mi)保證的(de)(de)設(she)備(bei)。

　　6.實時監控

　　根據(ju)信息安全(quan)管理體(ti)系 iso270001的要求，對加(jia)工(gong)現(xian)場實施24小時監(jian)控(kong)，及時掌握加(jia)工(gong)現(xian)場的狀態，確保(bao)信息安全(quan)的加(jia)工(gong)。

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